آموزش لحظه‌ای در محیط کار | مزایا و روش پیاده‌سازی JITT

آیا آموزش اکسل مایکروسافت را که در یوتیوب دیدید به خاطر دارید؟ یا دستور پختی که دیشب برای شام در گوگل جست‌وجو کردید؟ خب، این‌ها نمونه‌هایی از آموزش لحظه‌ای در محیط کار یا Just-in-Time Training)JITT) هستند.

اما آموزش JIT فقط مخصوص آشپزخانه نیست.

این رویکرد آموزشی به‌طور فزاینده‌ای در محیط‌های کاری رایج شده است. به جای پیمایش در دوره‌های آنلاین طولانی یا ورق زدن یادداشت‌هایی از یک دوره که شش ماه پیش گذرانده‌اند، آموزش JIT، محتوای آموزشی کوتاه و کاربردی را دقیقاً در لحظه‌ی نیاز در اختیار کارکنان قرار می‌دهد و نتایج آن کاملاً گویای تأثیرش هستند: افزایش مشارکت کارکنان، بهبود عملکرد تیمی، و دستیابی به نتایج بهتر در کسب‌وکار.

دوست دارید بیشتر بدانید؟ پس ادامه مطلب را بخوانید تا با موارد زیر آشنا شوید:

• آموزش JIT چیست؟
• تاریخچه‌ای مختصر از آموزش JITT.
• چطور این نوع آموزش را در سازمان خود پیاده‌سازی کنید؟
• مزایای به‌کارگیری این روش در برنامه‌های آموزشی شما.

آموزش لحظه‌ای در محیط کار (Just-in-Time Training) چیست؟

آموزش JIT به کارکنان این امکان را می‌دهد که درست در لحظه‌ای که به یادگیری نیاز دارند، به محتوای آموزشی مورد نظر دسترسی پیدا کنند. به عبارتی دیگر، آموزش JIT محتوای آموزشی مرتبط را در زمان مناسب ارائه می‌دهد.

ما در دنیایی زندگی می‌کنیم که همه چیز به‌صورت درخواستی (On-Demand) در دسترس است — فیلیمو، ملودیفای، آپارات — ما رسانه‌ها را دقیقاً زمانی که بخواهیم دریافت می‌کنیم.

پس چرا یادگیری باید متفاوت باشد؟ دسترسی به محتوای آموزشی در هر زمان و از هر مکان، چیزی است که ۵۷٪ از تیم‌ها هم‌اکنون از کارفرمایان خود انتظار دارند.

هیچ‌کس دوست ندارد وقت خود را صرف جستجوی اطلاعات نادرست کند — به‌خصوص زمانی که به محتوای آموزشی فوری نیاز است؛ مثلاً هنگام پاسخ‌گویی به مشتری یا تلاش برای بستن یک قرارداد فروش.

آموزش لحظه‌ای در محیط کار (JIT) دقیقاً به این نیاز پاسخ می‌دهد، با ارائه آموزش کوتاه، هدفمند و قابل‌درک از اطلاعات، که کارکنان می‌توانند آن را در چند دقیقه بیاموزند و به پایان برسانند. این نوع آموزش ترکیبی است از یادگیری درخواستی، یادگیری موبایلی و میکرولرنینگ (microlearning).

فرض کنیم یکی از اعضای تیم باید بداند که یک فرایند خاص چگونه کار می‌کند.

آموزش JIT این امکان را به او می‌دهد تا به‌سرعت از طریق کامپیوتر یا دستگاه موبایل خود وارد پلتفرم یادگیری سازمانی شود، جستجو کند و دقیقاً در همان لحظه پاسخ مورد نیاز خود را بیابد.

در ادامه، سفری به گذشته خواهیم داشت تا با آموزش JIT و طراحی آموزشی آن بیشتر آشنا شویم.

تاریخچه‌ای مختصر از آموزش لحظه‌ای در محیط کار (JIT)

مفهوم آموزش لحظه‌ای یا JIT در اصل از دنیای تولید و صنعت می‌آید.

این روش نخستین بار در دهه ۱۹۵۰ توسط شرکت خودروسازی ژاپنی تویوتا ابداع شد.

هدف از تولید به‌روش JIT، صرفه‌جویی در فضای انبار، کاهش هزینه‌های غیرضروری و افزایش بهره‌وری بود.

این هدف با فراهم کردن دقیق و به‌موقع قطعات مورد نیاز در فرایند تولید محقق می‌شود — یعنی فقط زمانی که قطعه لازم است، در اختیار خط تولید قرار می‌گیرد.

JIT راه‌حلی برای بسیاری از مشکلات لجستیکی در تولید سنتی به‌شمار می‌رود. در روش‌های قدیمی، تولیدکنندگان مجبور بودند قطعات و کالاها را انبار کنند که این کار فضای ارزشمند انبار را اشغال می‌کرد. از طرفی دیگر، در صورت نبودن قطعه‌ای خاص، روند تولید متوقف می‌شد.

با اجرای روش JIT، هر دو مشکل حل می‌شوند.

با گذشت زمان، این رویکرد از صنعت تولید به حوزه یادگیری و توسعه فردی و سازمانی انتقال یافت. آموزش JIT همان کاری را برای برنامه‌های آموزشی انجام می‌دهد که تولید برای ساخت محصولات انجام داده است.

این نوع آموزش، نیازهای یادگیرنده را دقیقاً در لحظه‌ای که به آن نیاز دارد، برطرف می‌کند. برخلاف آموزش سنتی که در زمان و مکان مشخصی و با حضور یک متخصص برگزار می‌شود، آموزش JIT همیشه در دسترس است تا پاسخگوی نیازهای یادگیری باشد.

اکنون که با منشأ آموزش JIT آشنا شدیم، بیایید ببینیم چطور می‌توان آن را در محیط کار پیاده‌سازی کرد.

چگونه از آموزش لحظه‌ای (JIT) در محیط کار استفاده کنیم؟

اگر می‌خواهید بدانید چطور می‌توان از آموزش JIT در محل کار بهره برد، جای درستی آمده‌اید.

ما در اینجا نحوه پیاده‌سازی مدل آموزش لحظه‌ای در سازمان را در سه گام برایتان توضیح می‌دهیم.

گام اول: نیازسنجی کنید

در ابتدا، مشخص کنید که کدام نیازهای آموزشی باید به‌صورت لحظه‌ای ارائه شوند. به خاطر داشته باشید که نیازی نیست تمام آموزش‌های سازمان را به مدل JIT تبدیل کنید.

یک روش خوب برای تشخیص نیاز کارکنان، مشاهده آن‌ها در حین انجام کار است. ببینید به چه نوع دانش یا اطلاعاتی به‌سرعت نیاز دارند ولی در حال حاضر به آن دسترسی ندارند.

با استفاده از این داده‌ها، فهرستی از موضوعاتی که باید به محتوای JIT تبدیل شوند تهیه کرده و سپس هر موضوع را بر اساس سطح اولویت رتبه‌بندی کنید.

گام دوم: فرهنگ یادگیری را تقویت کنید

آموزش JIT زمانی بهترین عملکرد را دارد که با یک فرهنگ یادگیری قوی همراه باشد. اگر می‌خواهید این نوع آموزش در شرکت شما مؤثر واقع شود، به همکاری و حمایت ذی‌نفعان در تمام سطوح سازمان نیاز دارید.

با آموزش JIT، یادگیری به بخشی جدایی‌ناپذیر از فرایندهای کسب‌وکار تبدیل می‌شود، نه فقط فعالیتی آنی. این روش کارکنان را توانمند می‌سازد تا مسئولیت یادگیری خود را بپذیرند و به‌طور فعال به دنبال دانش مورد نیازشان بروند.

گام سوم: از یک سیستم مدیریت یادگیری (LMS) قدرتمند استفاده کنید

یک سیستم مدیریت یادگیری قوی به شما کمک می‌کند تا دو گام قبلی را به‌خوبی اجرا کنید. می‌توانید از تحلیل‌های به‌دست‌آمده از دوره‌های آموزش الکترونیکی فعلی‌تان برای شناسایی شکاف‌های مهارتی استفاده کنید. مثلاً کدام محتوا بیشترین بازدید را داشته است؟ آیا ماژول‌هایی وجود دارند که بیش از حد معمول مورد استفاده قرار گرفته‌اند؟ این‌ها گزینه‌های خوبی برای تبدیل شدن به محتوای JIT هستند.

LMS همچنین بهترین ابزار برای ارائه آموزش لحظه‌ای است. می‌توانید فهرست‌هایی از محتوای آموزشی ایجاد کنید که بر اساس موضوع، سطح دانش، یا وظایف کاری دسته‌بندی شده‌اند.

در یک روش دیگر، می‌توانید یک پایگاه دانش داخلی حاوی محتوای JIT بسازید تا کارکنان بتوانند به‌راحتی آنچه نیاز دارند را جست‌وجو و استفاده کنند.

استفاده از یک LMS سازگار با موبایل مانند نــیــل برای موفقیت استراتژی آموزش JIT حیاتی است. به این ترتیب، اطلاعات حیاتی همیشه در لحظه نیاز در دسترس کارکنان خواهد بود.

برخی از بهترین حوزه‌ها برای شروع آموزش JIT شامل:

• آموزش ورود به سازمان (Onboarding)
• آموزش فروش
• آموزش‌های مربوط به رعایت قوانین و مقررات (Compliance Training)

این حوزه‌ها به کارکنان امکان می‌دهند تا بدون اختلال در روند کاری یا از دست رفتن فرصت‌های فروش، به اطلاعات ضروری دسترسی فوری داشته باشند.

همچنین، گزارش‌های LMS به شما این امکان را می‌دهند که ببینید چند نفر از محتوای آموزش JIT استفاده می‌کنند و از این طریق میزان اثربخشی آن را ارزیابی کنید.

در ادامه، به مزایای آموزش JIT خواهیم پرداخت.

پنج مزیت آموزش لحظه‌ای (JIT)

اجرای آموزش JIT در سازمان شما نیازمند سرمایه‌گذاری اولیه است. از شناسایی محتوایی که باید به JIT تبدیل شود، تا راه‌اندازی پایگاه دانش در LMS و اندازه‌گیری نتایج — برای راه‌اندازی این برنامه باید زمان و منابع اختصاص دهید.

با این حال، مزایای آن بسیار بیشتر از تلاش‌های مورد نیاز است. در ادامه به پنج مزیت کلیدی کسب‌وکاری مدل آموزش لحظه‌ای می‌پردازیم.

مزیت اول: افزایش بهره‌وری

یکی از اصلی‌ترین مزایای آموزش JIT، افزایش بهره‌وری است. کارکنان دقیقاً در لحظه‌ای که به دانش نیاز دارند، آن را دریافت می‌کنند.

این یعنی آن‌ها وقت خود را صرف مرور محتوای آموزشی بی‌ربط یا غیرضروری نمی‌کنند. همچنین منابع ذهنی کارکنان آزادتر می‌شود، چون نیازی نیست تمام جزئیات یک جلسه آموزشی را به خاطر بسپارند.

از آنجا که تمام محتوای آموزشی در یک مکان (LMS) قرار دارد، کارکنان دیگر نیازی ندارند بین پلتفرم‌های مختلف جابه‌جا شوند. همه چیز به‌راحتی و در یکجا در دسترس است.

در بلندمدت، این موضوع باعث بهبود ماندگاری یادگیری خواهد شد، زیرا کارکنان می‌توانند هر زمان که لازم بود، نکات کلیدی را مرور کنند.

افزایش بهره‌وری همچنین منجر به بهبود نتایج تجاری می‌شود؛ زیرا کارکنانی که آموزش‌دیده و درگیر کار خود هستند، سریع‌تر پاسخ می‌دهند و تجربه بهتری برای مشتریان رقم می‌زنند.

مزیت دوم: بهبود نتایج آموزشی

سازمان‌ها باید در حوزه آموزش و یادگیری انعطاف‌پذیر و چابک باشند. محصولات و خدمات شما به‌طور مداوم و با سرعت بالا برای هماهنگی با شرایط بازار و نیازهای مشتری تغییر می‌کنند.

پس محتوای آموزشی شما نیز باید همین‌طور باشد.

از آنجا که آموزش JIT معمولاً در قالب آموزش‌های کوتاه ارائه می‌شود، به‌روزرسانی و دقیق نگه‌داشتن آن آسان‌تر است. این ویژگی برای دستیابی به اهداف آموزشی بسیار حیاتی است.

برای اینکه کارکنان شما مهارت‌های لازم را به‌درستی کسب کنند، به اطلاعات دقیق نیاز دارند — و آموزش آنلاین لحظه‌ای این کار را آسان می‌کند.

هر زمان تغییری ایجاد شود، می‌توانید به‌سادگی محتوای آموزشی آنلاین را به‌روزرسانی کرده و تغییرات را در آن اعمال کنید.

آموزش JIT همچنین دقت دانش کارکنان را افزایش می‌دهد. بسیاری از چیزهایی که در آموزش‌های رسمی آموخته می‌شوند، به مرور زمان فراموش می‌شوند — چیزی که به آن منحنی فراموشی گفته می‌شود. اما وقتی کارکنان بتوانند در هر زمان دانش خود را مرور و تازه کنند، میزان فراموشی کاهش یافته و ماندگاری دانش افزایش می‌یابد.

آموزش لحظه‌ای بیشتر با شرایط واقعی محیط کار سازگار است. اگر مشتری از نماینده فروش سوالی بپرسد، او می‌تواند به‌سرعت منابع آموزشی مرتبط را پیدا کرده و بدون ایجاد اختلال در جریان کار، به‌درستی پاسخ دهد.

مزیت سوم: دسترسی‌پذیری بالاتر

یکی دیگر از مزایای مهم آموزش لحظه‌ای (JIT) این است که یادگیرندگان می‌توانند در هر زمان و از هر مکانی به آن دسترسی داشته باشند.

به همین دلیل، آموزش JIT نیازمند یادگیری بر بستر موبایل و به‌صورت در لحظه است تا واقعاً مؤثر باشد.

این موضوع به‌ویژه برای کارکنان میدانی(آن دسته از کارکنان که برخلاف کارکنان اداری یا دفتری، این افراد بیشتر در محیط‌های واقعی، مشتری‌محور یا فنی فعالیت دارند.)، ارائه‌دهندگان خدمات درمانی، نمایندگان فروش و دیگر افرادی که دائماً در حال حرکت هستند و زمان کافی برای شرکت در دوره‌های طولانی آموزشی ندارند، اهمیت زیادی دارد.

در این موارد، آموزش لحظه‌ای راه‌حلی ایده‌آل است، چون یادگیری را تنها با چند کلیک در دسترس قرار می‌دهد.

در واقع، رویکرد JIT یادگیری و توسعه سازمانی را وارد قرن ۲۱ کرده است. همه ما عادت داریم که اطلاعات و محتوا را از طریق تلفن‌های هوشمندمان به‌صورت ۲۴ ساعته و هفت روز هفته در اختیار داشته باشیم.

افزایش دسترسی‌پذیری موجب بهبود یادگیری می‌شود، زیرا کارکنان می‌توانند محتوای مورد نیاز خود را روی دستگاه‌های هوشمندشان مرور کنند، بدون اینکه مجبور باشند صبر کنند تا پشت میز کار خود برگردند.

مزیت چهارم: محتوای آموزشی به‌روز